Petty Cash (kas kecil): Metode imperest & fluktuasi

Petty cash (kas kecil)

 

Defenisi Petty Cash

Pengertian kas kecil (petty cash) adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatif kecil , tidak material. Meskipun nominalnya kecil , setiap uang yang keluar tetap harus dibuat didalam sebuah buku (pembukuan) untuk mempermudah akuntan perusahaan mencatat keuangan perusahaan.

Pembukuan inilah yang akan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan perusahaan dalam nominal yang tidak terlalu banyak atau biasa disebut dengan kas kecil atau petty cash. Petty cash adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya.

Pengelolaan kas keuangan dilakukan oleh biro kesekretariatan atau petugas keuangan tingkat pemula atas pengeluaran-pengeluaran yang tunai. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekertariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan setiap kali ingin mengeluarkan dana.

Karakteristik Petty Cash

Petty cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu :

·     Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan dan skala perasional perusahaan.

·     Digunakan untuk mendanai transaksi yang nominalnya kecil dan rutin terjadi setiap hari.

Tujuan Petty Cash

 Ada beberapa tujuan kas kecil, berikut diantaranya:

1.   Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian dikantor.

2.   Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumljnya relative kecil dan mendadak.

3.   Meringankan beban staff karyawan dalam pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga kepada relasi bisnis pimpinan.

4.   Mempercepat atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan tidak terencana sebelumnya.

Fungsi Petty Cash

1.   Digunakan sebagi alat untuk membayar setiap pengeluaran yang jumlah nominalnya kecil.

2.   Menjadikan system pembayaran menjadi lebih praktis untuk setiap pengeluaran yang mendadak, mendesak, dan jumlah nominal yang kecil

3.   Menangani perbekalan dan perlengkapan yang ada dikantor suatu perusahaan

4.   Mengoptimalkan kinerja karyawan untuk melakukan pelayanan kepada para pelanggan dan relasi pimpinan perusahaan

Pembayaran Patty Cash

Pembayaran kas kecil biasanya dilakukan untuk suatu hal seperti berikut;

-Pengeluaran kas kecil biasanya ditanda-tangani oleh pemegang bagian patty cash

-Apabila ada bukti pembayaran, seperti kuitansi, faktur atau bukti pendukung yang lain harus dilampirkan juga pada bukti pendukung kas.

Pengisian Patty Cash

Jadi apabila jumlah nominal uang yang terdapat dalam akun kas kecil telah menipis, maka dana kas kecil harus diisi lagi dengan cara sebagi berikut;

-Pemegang petty cash mengajukan permintaan kepada bendahara kas

-Pemegang petty cash mengajukan permintaan kepada bendahara kas

-Jika telah sesuai dengan ketentuan, bendahara kas memberi tanda persetujuan kepada formulir permintaan tersebut dan member dana sebesar jumlah nominal kas kecil yang sudah dikeluarkan

Metode pengelolaan Patty Cash

Metode ini mencakup tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada, sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan. Metode pencatatan kas kecil ada 2 (dua), yaitu :

Metode tetap ( imprest )

Metode tetap adalah metode pembukuan kas kecil yang jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekadar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Ciri-ciri metode tetap antara lain:

ü Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.

ü Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dan jumlah kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Selanjutnya, berikut langkah-langkah yang dilakukan dalam metode tetap:

ü Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberikan sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam waktu tertentu.

ü Dana kas diperguankan untuk pembayaran transaksi pengeluaran.

ü Setelah dana kas kecil habis/hamper habis, kesir membentuk kembali dana kas kecil, mengisnya sejumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

Metode berubah-ubah ( fluctuating )

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). System ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya,  ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp. 10 juta kemudian digunakan sesuai kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali.

Ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan system dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil. Namun pada metode system  dana berubah (dana mengambang), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominak saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Ciri-ciri metode berubah-ubah yaitu sebagai berikut ini:

1.      Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat didebit dalam akun kas

2.      Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit dalam akun-akun yang terkait dengan pengguanaan kredit akun kas kecil.

3.      Besarnya jumlah dana kas kecilyang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

Dokumen yang dibutuhkan

1.     - Bukti kas keluar

Dokumen ini bergua agar perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi pada fungsi kas besar yang tercantum dalam dana kaskecil, dokumen ini sangatdibutuhkan pada saat pengisian kembalidana kas kecil.

2.     - Cek

Cek adalah dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melakuakn pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada cek atau pemabawa cek.

3.     - Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dipakai oleh pengguna kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berguna sebagi bukti pengeluaran. Dokumen ini akan disimpan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeuaran dana kas kecil.

4.     - Bukti pengeluaran kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pengguna dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

5.     - Permintaan pengisian kembali kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang un]tang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil.

 

Contoh Soal

Pada awal bulan januari 2020, manajer keuangan PT.WIBOWO membentuka dana kas kecil yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran tunai yang tidak besar jumlahnya dan sering terjadi. Disepakati oleh dana kas kecil yang dibentuk sebesar Rp.1.000.000 yang akan diisi kembali pada tanggal 1 dan tanggal 16 setiap bulannya.

Adapun transaksi-transaksi selama bulan januari 2020 yaitu sebgai berikut!

01/01/2020 pembentukan kas kecil

02/01/2020 pembelian materai dan sembako sebesar Rp.100.000

07/01/2020 membayar beban perbaikan kendaraan sebesar Rp.200.000

10/01/2020 membeli bahan bakar minyak sebesar Rp.300.000

16/01/2020 pengisian kembali kas kecil

20/01/2020 membayar beban perbaikan gedung sbesar Rp.400.000

25/01/2020 membeli perlengkapan kantor sebesar Rp.500.000

 

Pembahasan :

 

PT.WIBOWO

JURNAL KAS KECIL

PERIODE JANUARI 2020

Tanggal 2020		Metode imprest (system dana tetap)		Metode fluktuasi (system dana tidak tetap)
Jan	1	Kas kecil Kas	Rp. 1.000.000 Rp. 1.000.000	Kas kecil Kas	Rp.1.000.000 Rp.1.000.000
	2	Tidak dijurnal	-	Beban materai  Kas kecil	Rp.100.000 Rp.100.000
	7	Tidak dijurnal	-	B.perbaikan kendaraan Kas kecil	Rp.200.000 Rp.200.000
	10	Tidak dijurnal	-	B.bahan baka                                        Kas kecil	Rp.300.000 Rp.300.000
	16	Macam-macam beban Kas	Rp.600 -	Kas kecil Kas	Rp.600.000 Rp.600.000
	20	Tidak dijurnal	Rp.600.000 Rp.600.000	B,perbaikan gudang Kas kecil	Rp.400.000 Rp.400.000
	25	Tidak dijurnal	-	Perlengkapan kecil Kas kecil	Rp.500.000 Rp500.000